Met Reisbalans meer tijd voor de cliënt

Er was maar één ding van belang toen zorgorganisatie Middin in 2016 op zoek was naar een mobiliteitspartner: de ambulante medewerkers zoveel mogelijk faciliteren met hun reizen én zo min mogelijk administratieve last bezorgen.

Op deze manier hebben medewerkers meer tijd hebben voor hun belangrijke zorgtaken. Want dat is het meest belangrijk.

We vroegen Jan Verheij, regiodirecteur bij Middin, naar de ervaringen tot nu toe en wat de ondersteuning van andere mobiliteitsvormen nu echt betekent voor de organisatie en de cliënt.

 

 

Vertel eens wat over Middin: wat doet jullie organisatie?

Middin is een grote organisatie en biedt met circa 3.600 medewerkers ondersteuning en zorg in Zuid-Holland. We zijn actief op woonlocaties, activiteitencentra, op school of aan huis aan zo’n 5.500 cliënten met een verstandelijke of lichamelijke beperking. Kortom, de sociaal kwetsbare mensen in de maatschappij.

 

Wat was jullie voornaamste uitdaging als het gaat om mobiliteit?

Bij Middin werken zo’n 300 mensen in een ambulante functie. Deze zorgmedewerkers reizen veel tussen de verschillende woonlocaties van Middin en gaan bij cliënten op huisbezoek.

De administratieve last die zij ervaarden van het bijhouden van alle ritten was enorm. Er zijn namelijk zo’n 100 woonlocaties en we ondersteunen meer dan 2500 cliënten thuis. Als je bedenkt dat één medewerkers meerdere bezoeken op een dag doet, dan snap je wel waarom.

Aangezien wij toentertijd afwijkende vergoedingen hadden voor verschillende vormen van vervoer, werd het administratieve gedeelte voor de zorgverlener er niet makkelijker op.

De ene keer werd namelijk met de auto gereisd, de andere keer met de fiets, maar beiden kregen een andere kilometervergoeding.

 

En dan was er ook nog de zogenaamde standplaatskwestie

De standplaatskwestie wil zeggen dat je een woon-werkvergoeding ontvangt voor de gemaakte reis naar jouw standplaats.

Wanneer je echter rechtstreeks naar een cliënt gaat, gelden de eerste kilometers als woon-werk reis. Wanneer de woon-werk kilometers worden overschreden, krijg je de zakelijke reisvergoeding. Ook deze was weer afhankelijk van de vervoersvorm.

Lastig dus, en handmatig eigenlijk niet te doen.

 

 

Wat bepaalde de keuze voor Reisbalans?

De gemakkelijke administratie! Met de Reisbalans app kunnen de kilometers die onze medewerkers afleggen gemakkelijk worden geregistreerd.

Het is een slimme app, die aan de hand van de snelheid direct registreert of er sprake is van een fiets, auto of scooter-rit. De combinatie van het vervoermiddel en de kilometers levert direct de reiskostenvergoeding op. Ideaal!

Niet alleen onze ambulante zorgverleners voelden zich erg geholpen, maar ook de collega’s van de salarisadministratie hadden opeens veel minder losse declaraties.

Bovendien hebben ze snel en duidelijk overzicht van alle transacties. Omdat de declaraties veel sneller worden ingediend, is er ook geen stuwmeer van declaraties meer voor de zomer- en kerstvakantie.

 

Hoe ging de overgang naar de Reisbalans app?

Hoewel niet iedereen vanaf de start heel erg goed overweg kon met een smartphone, wordt Reisbalans inmiddels wel door alle ambulante medewerkers gebruikt.

Het is een kwestie van wennen, en daar helpt Reisbalans goed bij.

De acceptatie bleek groot om twee andere redenen. Ten eerste wordt de privacy gewaarborgd. Een rit wordt pas bekend bij de werkgever als deze door de medewerker wordt ingediend. Ten tweede bepaalt de medewerker zelf wanneer hij of zij de GPS-tracker aanzet; per rit of altijd.

 

Hoe zijn jullie gestart met Reisbalans?

We zijn begonnen met een pilot. Met deze pilot konden we zien hoe het zou gaan en welke vragen er leefden.

Bovendien konden we zo alvast een groep mensen vormen die bekend is met de dienstverlening en ook ambassadeur konden zijn.

Dat bleek een goede zet. Het gaf ons inzicht in het gebruik van de app, op welke wijze de ritten werden geregistreerd en hoe snel ze als declaratie werden ingediend.

We merkten dat de gebruikers het ontzettend plezierig vonden om bijvoorbeeld hun ‘favorieten’ in te stellen, namelijk de locaties waar ze vaak kwamen.

Hierdoor hoefden ze niet meer na te denken waar ze die dag geweest waren of uit te rekenen hoeveel kilometer dat was.

 

De salarisadministratie is ook enthousiast?

Absoluut! Het scheelt enorm veel werk als je alle ritten overzichtelijk krijgt aangeleverd en je meteen kunt verrekenen.

De declaratiestress nam sterk af. Bovendien kunnen de ritten worden geboekt op de juiste kostenplaats en is het ook overzichtelijk om de gemaakte ritten onder de juiste projectcodes te kunnen boeken.

 

 

Hadden jullie gaandeweg het gebruik van Reisbalans nog meer wensen?

We blijven steeds kijken naar mogelijkheden om zaken verder te verbeteren. Dus nadat de kilometers al enige tijd via Reisbalans werden geregistreerd en gedeclareerd, zijn we met elkaar gaan kijken welke imperfecties er nog waren.

Parkeren kwam toen op de agenda, want het parkeren op straat bleek voor verbetering vatbaar. We kregen teveel declaraties binnen van verschillende parkeeraanbieders.

Onze centrale oplossing via Reisbalans zorgde voor meer overzicht en duidelijkheid. Bovendien konden ook de parkeerdeclaraties direct op de juiste kostenplaatsen worden geboekt. Dat scheelde een heleboel verwerkingsuren en gedoe!

 

Zijn jullie medewerkers ook al aan het fietsen geslagen?

Op dit moment  zijn wij, net als veel andere zorgverleners, het fietsen flink aan het promoten. De e-bike is bijvoorbeeld een prima vervoermiddel voor ritten tot 15 kilometer.

Reisbalans heeft ons hierbij geholpen en inmiddels rijden er al heel wat medewerkers op de e-bike!

Per slot van rekening is een e-bike gezond, duurzaam en praktisch als het gaat om parkeren. De gereden kilometers worden weer netjes bijgehouden in de app en er kan onderscheid worden gemaakt tussen zakelijke, woon-werk en privé-ritten.

 

Zijn er nog meer mobiliteitswensen?

De rapportages geven ons op dit moment veel inzicht in reisgedrag, kosten en CO2-uitstoot. Met Reisbalans blijven we kijken naar manieren om zo slim en gemakkelijk mogelijk te reizen.

Dat betekent ook dat we ook altijd weer nagaan of nieuwe diensten bij Middin passen, bijdragen aan het optimaliseren van de bedrijfsvoering en tevreden medewerkers opleveren.

Op dit moment zijn we tevreden en hebben we geen concrete wensen, maar die gaan er ongetwijfeld komen. En ook dan kunnen we weer bij Reisbalans terecht!

 

Wilt u net zo’n tevreden klant worden als Middin?

Neem dan contact met ons op om te kijken wat wij voor u kunnen betekenen.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.