De laatste persconferentie heeft het nogmaals duidelijk gemaakt: thuiswerken is de nieuwe norm. Sinds de uitbraak van het coronavirus en alle maatregelen die daaruit voortkwamen, werd het voor veel Nederlanders eerst een noodzaak en vervolgens vanzelfsprekendheid.

Ondanks dat het voor veel bedrijven en werknemers even omschakelen was, ging door thuiswerken de productiviteit omhoog ging en werd het ziekteverzuim minder. Daarnaast bleek vanuit huis werken een positief effect te hebben op de motivatie van de werknemers en het vertrouwen in de werkgever.

Een recent uitgevoerd onderzoek door het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid bevestigt dat nog eens. Tussen de 55 en 70% van de thuiswerkers heeft positieve ervaringen met thuiswerken en ongeveer 40-60% van hen verwacht vaker te blijven thuiswerken als de crisis voorbij is.

Kostenplaatje werknemer

Er zitten echter ook een kostenplaatje aan het (fulltime) thuiswerken. De kosten van koffie, elektriciteit en internetverbruik worden steeds hoger en werknemers voelen dat in hun portemonnee.

Nu (opnieuw) blijkt dat vanuit huis werken een norm voor de lange termijn wordt, is een vergoeding zeer waarschijnlijk wel op zijn plaats. Thuiswerktoeslag is dan ook een term die steeds vaker voorbij komt.

Maar hoe pakt u dit aan? Waar hebben uw medewerkers behoefte aan en kunt u dit bijvoorbeeld inruilen met de vaste reiskostenvergoeding? Best lastig, want als werkgever heeft u buiten de werkkostenregeling weinig speelruimte als het gaat om het verstrekken van een onbelaste vergoeding.

Fiscaal verhaal

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan namelijk gerichte vrijstellingen. Dit betekent dat u hiervoor geen loonbelasting hoeft in te houden, mits u binnen de gestelde grenswaarden blijft.

Een voorbeeld is de reiskostenvergoeding. Geeft u uw werknemers €0,19 per kilometer? Dan valt dit onder de gerichte vrijstellingen. Betaalt u echter €0,29 per kilometer, dan is die extra tien cent belastbaar loon. De grenswaarde is dus €0,19.

Ook gereedschappen, computers en andere apparatuur vallen onder de gerichte vrijstellingen, indien een werkgever dit noodzakelijk vindt voor het uitvoeren van het werk. Als werkgever moet u dus kunnen aantonen dat de voorzieningen nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering.

Een goed voorbeeld hiervan zijn de kosten voor een internet- of mobiel abonnement. Heeft de werknemer thuis een 3-in-1-pakket waarin ook televisie en vaste telefonie zijn opgenomen, dan mogen alleen de kosten van het internet worden vergoed. Dit is voor de werknemer immers noodzakelijk voor het uitvoeren van het werk, wat niet geldt voor het gebruik van televisie of vaste telefonie.

Werk vanuit huis vergoeden

De bovengenoemde zaken gelden alleen voor de middelen om thuis te kunnen werken. Wie werknemers een thuiswerkvergoeding wil geven, is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte.

Jaarlijks mag 1,7% van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro, oftewel twee keer de Balkenendenorm) gebruikt worden voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3%.

Wanneer u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte wilt onderbrengen, moet het als eindheffingsloon worden aangeduid. Dan wordt er namelijk geen loonbelasting geheven.

Als werkgever kunt u dus alleen een onbelaste thuiswerkvergoeding verstrekken als u nog vrije ruimte over hebt. Zit u al aan het maximum van 3 procent? Dan betaalt u 80% belasting over al het andere dat aan de werknemer wordt verstrekt, waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt.

Thuiswerktoeslag in de praktijk

Om te voorkomen dat u ingewikkelde administratieve regelingen moet treffen of dagelijks bij uw werknemers moet informeren wanneer zij vanuit huis werken, hebben wij bij Reisbalans dit makkelijk voor u gemaakt.

Als u al klant bij ons bent, kunt u binnenkort de optie voor thuiswerktoeslag aanzetten. Nadat u heeft doorgeven welke vergoeding u wilt bieden, implementeren wij dit in ons mobiliteitssysteem. Vervolgens kan de werknemer zelf via de app of portal doorgeven wanneer er thuis is gewerkt, wat weinig verschilt van de manier waarop zij normaal een rit invoeren.

Bent u nog geen klant bij ons en heeft u interesse in onze oplossingen? Neem dan contact met ons op.