De rittenregistratie in uw Reisbalans portal is de basis voor uw declaraties. De ritten die u daar ziet, zijn geregistreerd met uw mobiliteitskaart of met de GPS-tracker van de app (mits u deze aan heeft staan).
Heeft u de GPS-tracker niet aan staan of wilt u een andere rit declareren? Dan kunt u deze eenvoudig zelf toevoegen.
Mijn Reisbalans
Login en klik op ‘Ritten & declaraties’. Kies de dag waarvoor u uw rit wilt toevoegen en klik op het menu aan de rechterkant. Selecteer ‘+ Declaratie/Rit’.
Vul vervolgens het formulier in. Kies de datum waarop u gereisd heeft (deze staat automatisch op de dag die u in de stappen hierboven gekozen heeft) en noteer de tijd waarop u deze rit heeft gemaakt.
Wat heeft u gedaan?
Selecteer dat het om een rit gaat. Kies daarna welk vervoersmiddel u heeft gebruikt. Gaat het om een auto? Selecteer dan ook het gebruikte kenteken.
Waarvoor heeft u dit gedaan?
Kies welk doel de rit had om de juiste vergoeding te krijgen.
Zakelijk – Ritten van uw (vaste) werkadres naar bijvoorbeeld afspraken en terug.
Woon-werk – Ritten van uw huis naar uw (vaste) werkadres en terug.
Privé – Ritten die u niet voor uw werk heeft gemaakt. Het kan zijn dat deze optie niet te zien is, omdat uw werkgever privé reizen niet toestaat.
Vergoeding op basis van?
Kies of de rit op basis van de gereisde afstand (het aantal kilometers) moet worden vergoed of op basis van een vast bedrag (per rit). Welke optie u moet kiezen, is afhankelijk van het beleid van uw werkgever.
Wat was de afstand? (bij gebruik van een auto)
Als uw rit met een auto is geweest, dan ziet u dit kopje verschijnen. Vul bij ‘Van’ het adres in waarvan u vertrokken bent en bij ‘Naar’ het adres waar u naartoe ging. Het systeem pakt vervolgens automatisch de bijbehorende kilometers.
Verantwoording
Sommige werkgevers werken met verschillende projecten en bijbehorende codes. Is dit ook het geval bij uw werkgever, kies hier dan het juiste project. Werkt uw werkgever niet met projecten? Laat dit veld dan leeg.
Als alles correct is ingevuld, kunt u vervolgens op ‘Opslaan’ klikken. U kunt zien dat de zojuist ingevulde rit bij uw Ritten & declaraties te zien is.
Reisbalans app
Open de app en druk op ‘Kosten’, of ga naar ‘Kosten’ in het menu onderin en druk op het groene plusje rechts onderin.
Vul vervolgens het formulier in. Kies de datum waarop u gereisd heeft en noteer de tijd waarop u deze rit heeft gemaakt.
Wat wilt u declareren?
Selecteer dat het om een rit gaat. Kies daarna welk reismiddel u heeft gebruikt. Gaat het om een auto? Selecteer dan ook het gebruikte kenteken.
Hoe wilt u declareren?
Kies welk doel de rit had om de juiste vergoeding te krijgen.
Zakelijk – Ritten van uw (vaste) werkadres naar bijvoorbeeld afspraken en terug.
Woon-werk – Ritten van uw huis naar uw (vaste) werkadres en terug.
Privé – Ritten die niks met uw werk te maken hebben (niet alle werkgevers staan toe dat medewerkers privé reizen; controleer dit bij uw werkgever).
Als u een rit wilt declareren, kiest u hier voor ‘Afstand’. Wilt u een bedrag declareren (bijvoorbeeld een zakelijk lunch), dan kiest u voor ‘Bedrag’.
Als voor ‘Afstand’ kiest, dan ziet u twee nieuwe velden verschijnen. Vul bij ‘Van’ het adres in waarvan u vertrokken bent en bij ‘Naar’ het adres waar u naartoe ging. Het systeem pakt vervolgens automatisch de bijbehorende kilometers.
Details
Sommige werkgevers werken met verschillende projecten en bijbehorende codes. Is dit ook het geval bij uw werkgever, kies hier dan het juiste project. Werkt uw werkgever niet met projecten? Laat dit veld dan leeg.
Als u van uw werkgever een verklaring over de rit moet toevoegen, kan dat in het ‘opmerkingen’ veld.
Opslaan of bevestigen
Met deze keuze wordt u gevraagd of u de rit meteen wilt verantwoorden (dus dat deze wordt doorgestuurd naar uw werkgever) of dat u dat (nog) niet wilt. Wilt u dat wel, dan kiest u voor ‘Bevestigen’. Wilt u dat niet, dan kiest u voor ‘Opslaan’ en kunt u deze rit later alsnog bevestigen (bijvoorbeeld tegelijk met de rest van de week).
Zodra u een keuze heeft gemaakt, kunt u zien dat de zojuist ingevulde rit bij uw Kosten staat.