Zorginstelling Middin

In gesprek met onze klant Middin

Toen zorgverlener Middin in 2016 op zoek was naar een partner voor zakelijke mobiliteit, hadden ze maar één wens: de ambulante medewerkers zoveel mogelijk faciliteren met hun reizen én zo min mogelijk administratieve last voor zowel de medewerkers als voor de organisatie. Op die manier hebben zorgverleners meer tijd voor datgene waar ze goed in zijn én blij van worden: zorg uitoefenen.

We spraken Jan Verheij, regiodirecteur bij Middin, over de ervaringen van Middin over wat de ondersteuning van verschillende mobiliteitsvormen nu echt betekent voor de organisatie én de cliënt.

Vertel eens wat over Middin: wat doet jullie organisatie?

Middin biedt met circa 3.600 medewerkers ondersteuning en zorg in Zuid-Holland. We zijn actief op woonlocaties, activiteitencentra, op school of aan huis en leveren zorg aan zo’n 5.500 cliënten met een verstandelijke of lichamelijke beperking. Kortom: de sociaal kwetsbare mensen in de maatschappij.

Wat was jullie voornaamste uitdaging als het gaat om mobiliteit?

Bij Middin werken zo’n 300 zorgmedewerkers in een ambulante functie. Deze collega’s reizen veel tussen de verschillende woonlocaties van Middin en gaan bij cliënten op huisbezoek. Er zijn zo’n 100 woonlocaties en we ondersteunen meer dan 2500 cliënten thuis. Als je bedenkt dat één medewerkers meerdere bezoeken op een dag doet, dan snap je wel dat de administratieve last die onze ambulante zorgmedewerkers ervaarden, best groot was.

Omgaan met verschillende vergoedingen voor vervoermiddel en de standplaatskwestie.

Omdat wij ook nog verschillende vergoedingen hadden voor verschillende vormen van vervoer, werd het administratieve gedeelte voor de zorgverlener er niet makkelijker op. De ene keer reisde men namelijk met de auto , de andere keer met de fiets. Voor beide vervoermiddelen kregen ze een andere kilometervergoeding.

Daarnaast hebben we ook nog een standplaatskwestie. Je krijgt bij ons een andere vergoeding voor woon-werkreizen, dan voor zakelijke reizen. Als je ’s ochtends naar je standplaats reist, geldt dat als een woon-werkreis. Maar ambulante medewerkers reizen soms vanuit hun huis gelijk naar een cliënt, zonder de standplaats aan te doen. De eerste kilometers van deze reis, die ze normaal zouden afleggen naar hun standplaats, geldt dan als een woon-werkreis en geeft recht op een andere vergoeding dan de zakelijke reis. Dit alles droeg bij aan een ingewikkelde rittenregistratie en een grote administratieve last voor medewerkers.

Waarom kozen jullie voor Reisbalans?

De eenvoudige administratie! Met de Reisbalans app kunnen de kilometers die onze medewerkers afleggen gemakkelijk worden geregistreerd. Het is een slimme app die automatisch kan registreren hoeveel kilometer de medewerkers reizen en of ze gebruik maken van een fiets, auto of scooter. De app rekent dan meteen de juiste reiskostenvergoeding uit en houdt rekening met de standplaatskwestie.

Dat levert een grote tijdswinst op voor onze medewerkers, maar ook voor onze salarisadministratie! die krijgen veel minder losse declaraties en krijgen een duidelijk overzicht van alle transacties. Omdat de declaraties veel sneller worden ingediend, is er ook geen grote toename van declaraties meer voor de zomer- en kerstvakantie.

Hoe zijn jullie gestart met Reisbalans?

We zijn begonnen met een pilot. Met deze pilot konden we zien hoe het zou gaan en welke vragen er leefden. Bovendien konden we zo alvast een groep mensen vormen die bekend is met de dienstverlening en ook ambassadeur konden zijn. Dat bleek een goede zet. Het gaf ons inzicht in het gebruik van de app, op welke wijze de ritten werden geregistreerd en hoe snel ze als declaratie werden ingediend. We merkten dat de gebruikers het ontzettend plezierig vonden om bijvoorbeeld hun ‘favorieten’ in te stellen, namelijk de locaties waar ze vaak kwamen. Hierdoor hoefden ze niet meer na te denken waar ze die dag geweest waren of uit te rekenen hoeveel kilometer dat was.

Hoe ging de overgang naar de Reisbalans app?

Hoewel niet iedereen vanaf de start heel erg goed overweg kon met een smartphone, wordt Reisbalans inmiddels wel door alle ambulante medewerkers gebruikt. Het is een kwestie van wennen, daar helpt Reisbalans goed bij tijdens de implementatie.

De app werd door de medewerkers breed omarmt, dat lag aan twee dingen: ten eerste wordt de privacy van de medewerker gewaarborgd. Werkgevers zien de afstand en de vergoeding, maar geen details van de reis. Ten tweede is de GPS-functionaliteit altijd optioneel. Als de medewerker zelf handmatig zijn of haar ritten wil registreren, dan kan dat altijd.

Is de afdeling salarisadministratie ook enthousiast?

Absoluut! Het scheelt veel werk als je alle ritten overzichtelijk krijgt aangeleverd en je meteen kunt verrekenen. De declaratiestress nam sterk af. Bovendien kunnen de ritten worden geboekt op de juiste kostenplaats en is het ook overzichtelijk om de gemaakte ritten onder de juiste projectcodes te kunnen boeken.

Zijn er manieren waarop Reisbalans haar dienstverlening kan verbeteren?

We blijven steeds kijken naar mogelijkheden om zaken verder te verbeteren. Dus nadat de kilometers al enige tijd via Reisbalans werden geregistreerd en gedeclareerd, zijn we met elkaar gaan kijken welke verbeteringen er nog mogelijk waren. Parkeren kwam toen op de agenda. We kregen teveel declaraties binnen van verschillende parkeeraanbieders. Onze centrale oplossing via Reisbalans zorgde voor meer overzicht en duidelijkheid. Bovendien konden ook de parkeerdeclaraties direct op de juiste kostenplaatsen worden geboekt. Dat scheelde een heleboel verwerkingsuren en gedoe!

Wordt er ook al veel gebruik gemaakt van de fiets?

Op dit moment zijn wij, net als veel andere zorgverleners, het fietsen flink aan het promoten. De e-bike is bijvoorbeeld een prima vervoermiddel voor ritten tot 15 kilometer. Reisbalans heeft ons hierbij geholpen en inmiddels rijden er al heel wat medewerkers op de e-bike!

Per slot van rekening is een e-bike gezond, duurzaam en praktisch als het gaat om parkeren. De gereden kilometers worden weer netjes bijgehouden in de app en er kan onderscheid worden gemaakt tussen zakelijke, woon-werk en privé-ritten.