Als werkgever is het belangrijk om je medewerkers een passend mobiliteitsbeleid te bieden voor hun zakelijke reizen. Een goed beleid helpt je doelen te bereiken, zoals efficiëntie, kostenbesparing en een kleinere ecologische voetafdruk. Medewerkers verwachten bovendien steeds vaker een flexibel beleid en toegang tot duurzame vervoermiddelen voor hun woon-werkverkeer. Mobiliteitsdienstverleners zoals Reisbalans kunnen je helpen deze voordelen te bieden zonder HR te belasten. Waar begin je? Met dit stappenplan kun je een mobiliteitsbeleid opstellen dat aansluit op jouw organisatie.
Stap 1: Stel je mobiliteitsbeleid op
Bepaal je doelstellingen
Begin met het formuleren van je doelstellingen. Wil je de CO2-uitstoot verminderen, reiskosten verlagen of de flexibiliteit voor medewerkers vergroten? Of is het vooral de administratie die eenvoudiger moet? Duidelijke doelen vormen de basis voor alle verdere stappen.
Inventariseer de behoeften van medewerkers
Onderzoek hoe je medewerkers momenteel reizen, wat hun voorkeuren zijn en waar mogelijkheden liggen om duurzamer en efficiënter te reizen. Een enquête kan je helpen inzicht te krijgen in hun behoeften, verwachtingen en huidig reisgedrag.
Analyseer passende mobiliteitsdiensten
Kijk welke mobiliteitsoplossingen geschikt zijn voor jouw organisatie en de locatie van het kantoor. Is openbaar vervoer een goede optie, of zijn carpoolen en fietsregelingen beter? Door dit inzichtelijk te maken, kun je de juiste diensten kiezen die aansluiten op jouw situatie.
Stel een mobiliteitsbeleid op
Beslis welke mobiliteitsdiensten je wilt aanbieden en bepaal de hoogte van de reiskostenvergoeding voor elke modaliteit. Stel heldere voorwaarden op waaronder medewerkers van deze diensten gebruik kunnen maken. Dit beleid vormt de basis voor de volgende stap: het kiezen van een mobiliteitsdienstverlener.
Stap 2: Ga op zoek naar de beste partij
Selecteer een passende dienstverlener
Met een volledig mobiliteitsbeleid op papier en duidelijke doelen voor wat je wilt bereiken, is het tijd om een dienstverlener te vinden die aan je eisen voldoet. Hier zijn enkele tips om je te helpen bij de selectie:
Kijk naar de aangeboden mobiliteitsdiensten
Zoek een platform dat alle mobiliteitsdiensten biedt die aansluiten op jouw wensen én die van je medewerkers, zoals openbaar vervoer, deelvervoer en parkeermogelijkheden. Let erop dat je een onafhankelijke partij vindt die je de diensten biedt die je nodig hebt, niet de diensten die ze zelf het liefst aanbieden.
Integratiemogelijkheden
Zorg ervoor dat het platform eenvoudig te integreren is met jouw bestaande HR- en salarisadministratiesystemen. Zo zorg je ervoor dat de ritadministratie naadloos kan worden verrekend en verwerkt in jouw systemen.
Gebruiksvriendelijkheid
Het systeem moet eenvoudig te gebruiken zijn voor zowel jou als werkgever als voor je medewerkers. Vraag om een demo of proefperiode om de gebruiksvriendelijkheid te testen.
Overweeg en maak weloverwogen keuzes
Het is belangrijk om een weloverwogen afweging te maken. Neem in de afweging mee in hoeverre de keuze helpt met het halen van je doelen op het gebied van duurzaamheid, efficiëntie, en tijdsbesparing.
Stap 3: Implementatie en communicatie
Technische implementatie
Na het selecteren van de mobiliteitsdienstverlener volgt de technische implementatie. Dit betekent dat het systeem binnen jouw organisatie wordt geïntegreerd, zodat vergoedingen en reiskosten met het salaris van medewerkers verrekend kunnen worden. Stel in deze fase in welke vergoedingen je hanteert voor bepaalde vervoermiddelen, welke diensten je wilt aanbieden en welke medewerkers hiervan gebruik mogen maken.
Communicatie naar medewerkers
Informeer je medewerkers duidelijk over de nieuwe mobiliteitsdiensten. Leg uit waarom je deze keuzes hebt gemaakt en hoe ze aansluiten op het mobiliteitsbeleid. Laat zien hoe deze diensten medewerkers meer mogelijkheden bieden en tijd besparen door eenvoudige ritadministratie.
Instructies en ondersteuning
Geef duidelijke instructies voor het gebruik van de nieuwe diensten. Organiseer (online) kick-off sessies om medewerkers wegwijs te maken met het systeem en zorg ervoor dat ze weten waar ze terecht kunnen voor ondersteuning bij vragen of problemen.
Stap 4: In gebruik nemen en optimaliseren
Start het gebruik
Medewerkers beginnen met het gebruik van de nieuwe mobiliteitsdienst. Monitor het gebruik en verzamel regelmatig feedback om te zien hoe de diensten worden ervaren en waar eventueel aanpassingen nodig zijn.
Optimaliseer op basis van feedback
Gebruik de feedback en inzichten om de dienstverlening te optimaliseren. Als bepaalde diensten, zoals de deelauto, weinig gebruikt worden, overweeg dan aanpassingen of vervanging door andere opties.
We hopen dat dit stappenplan jou houvast biedt tijdens je zoektocht naar een totale mobiliteitsoplossing voor jouw organisatie. Ben je op dit moment aan het oriënteren naar een passende dienstverlening? Bekijk op deze pagina hoe Reisbalans jou kan helpen.
