In deze blog zetten we de verschillen tussen een mobiliteitsbudget en een mobiliteitsvergoeding uiteen en helpen we je om een weloverwogen keuze te maken. De manier waarop we zakelijk reizen verandert in rap tempo: hybride werken wint terrein en duurzaam reizen wordt steeds belangrijker. Steeds meer organisaties kiezen voor een mobiliteitsbeleid waarin werknemers gebruik kunnen maken van verschillende duurzame mobiliteitsdiensten. Dit brengt voor werkgevers de vraag met zich mee: wat is de beste manier om de zakelijke ritten van mijn werknemers te financieren? Moet je de reiskosten van de werknemers achteraf vergoeden, of is het beter om ze een mobiliteitsbudget te geven waar zij gebruik van kunnen maken?
Hoe werkt een mobiliteitsvergoeding?
Een mobiliteitsvergoeding houdt in dat de werkgever de (zakelijke) reiskosten van de werknemer per gereden kilometer vergoedt. De werkgever kan hierbij nog bepalen dat bijvoorbeeld duurzame vervoersmiddelen (zoals de fiets) een hogere kilometervergoeding krijgen dan de auto, of dat er een limiet zit aan het aantal kilometers dat vergoed wordt.
Bij een mobiliteitsvergoeding worden de kosten van een (zakelijke) reis vrijwel altijd achteraf vergoed. Het voordeel van deze vorm van vergoeding is dat de werknemer zelf kan kiezen welk vervoersmiddel hij gebruikt. Een ander voordeel is dat iedere kilometer met een vast bedrag per kilometer vergoed wordt, tenzij de werkgever anders bepaalt in zijn mobiliteitsbeleid.
Het nadeel is dat de werknemer zelf verantwoordelijk is voor de kilometerregistratie en dat het bedrag altijd achteraf vergoed wordt. Ten opzichte van dat de werknemer een vast budget krijgt per maand of jaar.
Hoe werkt een mobiliteitsbudget?
Een mobiliteitsbudget houdt in dat de werknemer een bepaald bedrag beschikbaar krijgt dat hij of zij kan gebruiken om mee te reizen. Uit dit vaste budget kan de werknemer de reiskosten declareren.
Een voordeel van werken met een mobiliteitsbudget is dat je als werkgever duurzame, vitale of slimme mobiliteitskeuzes kunt stimuleren. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat wanneer mobiliteitsbudget wordt gebruikt voor duurzaam of vitaal reisgedrag (bijvoorbeeld de fiets) dit bedrag weer terug wordt gestort in het budget van de werknemer. De kosten die de werknemer bespaart, mag hij of zij houden. Hiervan kan de werknemer bijvoorbeeld een elektrische fiets aanschaffen, wat duurzaam reizen nog eens extra laagdrempelig maakt. Een bijkomend voordeel daarvan is dat een mobiliteitsbudget medewerkers een groter gevoel van keuzevrijheid geeft.
Het nadeel van een mobiliteitsbudget is dat het meer werk kost voor de werkgever om bij te houden. Naast het registreren van de reisbewegingen, moet je als werkgever rekening houden met de bruto of netto verwerking hiervan. Ook kan het ingewikkeld worden wanneer je een flexibel mobiliteitsbudget beschikbaar stelt, wat bijvoorbeeld toeneemt bij meer (duurzame) zakelijke reizen. Je wilt voorkomen dat werknemers bijvoorbeeld niet naar afspraken gaan, omdat hun mobiliteitsbudget op is, maar wil wel dat ze nadenken over duurzaam en slim reizen.
Waar moet je als werkgever voor kiezen?
Of je als werkgever moet kiezen voor een mobiliteitsbudget of een mobiliteitsvergoeding, is onder meer afhankelijk van het mobiliteitsbeleid van jouw organisatie. Wil je als werkgever duurzaam, vitaal of slim reisgedrag stimuleren? Dan is het aan te raden om je eens te verdiepen in het mobiliteitsbudget. In deze vorm wordt de keuze voor duurzaam, efficiënt of vitaal reisgedrag gestimuleerd en beloond en ervaart de medewerker meer keuzevrijheid.
Hoe kan Reisbalans helpen met het uitvoeren van jouw mobiliteitsbeleid?
Werknemers registreren en declareren in de Reisbalans app of portal heel gemakkelijk de gemaakte kilometers en het gebruikte vervoersmiddel. Of je nu werkt met een kilometervergoeding of een mobiliteitsbudget, met de eenvoudige ritregistratie van Reisbalans krijg je inzicht in het reisgedrag van de werknemers en keer je gemakkelijk de vergoedingen uit waar jouw medewerkers recht op hebben. Ook kunnen werknemers via Reisbalans toegang krijgen tot meerdere duurzame vervoersmiddelen, zoals deelfietsen, elektrische deelauto’s of binnenkort zelfs deelscooters. Zo stimuleer je niet alleen duurzaam reisgedrag, je maakt de keuze daarvoor ook laagdrempeliger.
