Dé tip om reiskosten te besparen

Als we een ding hebben geleerd de afgelopen maanden, dan is het wel dat niks zeker is. Het ene moment maken we plannen voor het nieuwe jaar, het andere moment staat alles stil omdat een nieuwe, ondenkbare situatie zich voordoet.

Iedereen moet zich aanpassen aan het ‘nieuwe normaal’ en inmiddels is het ook duidelijk dat de invloed groot is op het reisgedrag van uw medewerkers. Er wordt meer vanuit huis gewerkt en dit zal naar verwachting ook in de toekomst vaker gebeuren. Er wordt daardoor minder gereisd, maar ook worden bewustere keuzes gemaakt in het type vervoer. Het OV zal voorlopig minder worden gebruikt.

Maar stel dat u een OV-abonnement voor uw medewerkers hebt aangeschaft waar nu geen gebruik van wordt gemaakt, én u moet de gereden kilometers met de auto vergoeden. Dan zit u nu opeens met dubbele lasten.

Het kan ook zijn dat u een vaste reiskostenvergoeding geeft terwijl er nu veel minder kilometers worden gereisd. Niet de bedoeling, toch? Reisbalans heeft daarom dé tip om kosten te besparen.

Stap over naar variabele reiskostenvergoeding

Met een variabele reiskostenvergoeding kunt u meer besparen op uw lopende vaste kosten dan u denkt. U kunt namelijk variëren in wat u vergoedt en meebewegen met het reisgedrag van uw medewerkers. Hieronder geven wij een aantal voorbeelden.

1. Van vast OV-abonnement naar flexibele mobiliteitskaart

OV-abonnementen zijn in feite afgekocht reisrecht. U betaalt een vast bedrag per maand, ongeacht hoeveel er gereisd wordt. Dus hoe minder er wordt gereisd, hoe hoger de kosten per rit zijn. Het maandbedrag dat u betaalt blijft immers altijd gelijk.

Naar verwachting reizen we de komende jaren niet snel meer 4 dagen of 5 dagen per week naar kantoor. Met name bij veelvuldig reizen is een abonnement juist aantrekkelijk. Een prima alternatief voor het OV-abonnement is ‘betalen naar gebruik’ via een flexibele mobiliteitskaart. Deze geeft niet alleen toegang tot al het OV, maar ook tot het huren van OV-fietsen en het stallen van fietsen op NS-stations.

Met een mobiliteitskaart betaalt u alleen voor de ritten die daadwerkelijk worden gemaakt. De factuur krijgt u achteraf; wij regelen de administratie en vermelden dit per vervoermiddel gespecificeerd op de factuur. Een mobiliteitskaart is dus vergelijkbaar met een vast abonnement, maar veel flexibeler in gebruik en u kunt ermee besparen.

2. Van vaste reiskostenvergoeding naar kilometerdeclaraties

De kans is groot dat u een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer aan uw medewerkers biedt. Het maandbedrag dat u vergoedt is afhankelijk van het bedrag (vaak €0,19 per kilometer), aantal werkdagen en de reisafstand. Verandert u niks, dan vergoedt u aan uw medewerkers elke maand een bedrag waar geen of weinig ritten tegenover staan.

Een goed alternatief hiervoor is het vergoeden op basis van daadwerkelijk reisgedrag. U kunt gebruik maken van de bovengenoemde mobiliteitskaart voor OV-gebruik, of van kilometerdeclaraties voor autogebruikers. Met ons systeem gaat dit bijna geheel automatisch. Uw medewerkers declareert automatisch geregistreerde kilometers met één druk op de knop en u ontvangt van ons een overzicht van de uitbetalingen.

Meer flexibiliteit tegen minder kosten

Het kan u behoorlijk wat opleveren om de meer traditionele vaste reiskostenvergoedingen onder de loep te nemen. Ze zijn minder flexibel en u betaalt al snel teveel. Juist nu zijn flexibiliteit, minder kosten en de mogelijkheid om uw regelingen sneller aan te kunnen passen als dat nodig is van essentieel belang.

Bij de nieuwe vormen van mobiliteit is multimodaal reizen en ‘betalen naar gebruik’ het uitgangspunt. Alle ritten worden geregistreerd, waardoor u inzicht krijgt in de daadwerkelijke ritten, reisdagen en kosten. Met dit inzicht is er ook meer ruimte om te sturen op gewenst gebruik en kunt u gaan besparen op reiskosten.

Bereken wat u kunt besparen

Meer flexibiliteit voor minder geld. Zelfs als uw medewerkers gemiddeld één dag in de week thuiswerken, bent u vaak al goedkoper uit wanneer u mobiliteit afrekent op basis van ‘betalen naar gebruik’. Wil u meer weten over de kostenbesparing die u kunt realiseren? Wij helpen u graag met de berekening.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Dit artikel is de derde in een reeks, waarin wij u laten zien op welke wijze u mobiliteit (tijdelijk) anders en flexibel kunt organiseren.
Lees ook: Wat verandert er nu in uw mobiliteitsbeleid?
Lees ook: De fiets, vervoermiddel nummer één

Uw medewerkers aan het stuur

Bij HR bent u, zeker in deze tijd, alert op te hoge uitgaven en verspilling. U vraagt u af of het allemaal niet wat minder kan met die zakelijke reiskosten. En het liefst zonder van de regen in de drup te komen qua efficiency, gedoe en gezeur. Bovendien wilt u dat de organisatie wel aantrekkelijk blijft voor medewerkers. Met een mobiliteitsbudget kan dat, maar: hoe pakt u dat aan en wat hebt u eraan? Bert Jan Huegen van Reisbalans legt het uit.

Even over die kosten
Wist je dat zakelijke reiskosten bij de meeste organisaties de tweede of derde grootste kostenpost vormen? Grote kans van niet want vaak zijn deze kosten nogal versnipperd over de hele organisatie. Ga maar na: parkeren valt meestal onder facilitair, de reiskostenregeling onder HR en de leasewagens onder fleet. En mobiliteit kost bij elkaar opgeteld een smak geld.

Wat is zo’n budget ook alweer
Daarom starten steeds meer bedrijven met een mobiliteitsbudget. Met een persoonlijk mobiliteitsbudget leg je de keuzevrijheid nog nadrukkelijker bij de medewerker neer. Je geeft een medewerker een eigen budget waaruit hij de reiskosten betaalt. Het geld dat overblijft, mag de medewerker (eventueel deels) houden.

En wat levert het op
Kostenbesparing, flexibiliteit en tevredenheid van werknemers zijn voor ondernemers drijfveren om over te gaan op mobiliteitsbudgetten. Een andere reden is het beperken van de uitstoot van CO2, want je kunt duurzame mobiliteit bevorderen door bijvoorbeeld een hogere kilometervergoeding voor reizen per fiets of openbaar vervoer te geven dan voor autokilometers.

“Met Reisbalans winnen u én uw medewerkers tijd, geld en energie”.

Stap 1: Zorg voor inzicht en draagvlak
Zorg voor inzicht in de huidige situatie: wat zijn de totale kosten, hoe reizen we nu , welke regelingen zijn er? Daarmee kun je een duidelijk en flexibel beleid opstellen. En betrek voor voldoende draagvlak al de juiste stakeholders bij je plannen.

Stap 2: Zorg voor budgetten op maat
De gedachte achter een mobiliteitsbudget is simpel: geef elke medewerker een budget voor reiskosten en laat hem zelf beslissen hoe hij wil reizen. Een goede optie is een budget met een vast deel (mede gebaseerd op de woonwerkafstand) en een flexibel deel (kilometervergoeding voor zakelijke reizen), een mee-ademend budget. Maak bij het vaststellen van de hoogte van een budget de kosten en vergoedingen daarom zoveel mogelijk kilometerafhankelijk.

Stap 3: Faciliteer medewerkers
Met een budget en draagvlak ben je al een heel eind, maar medewerkers moeten er ook (anders) mee kunnen gaan reizen. Veel werkgevers kiezen ervoor om dit actief te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan poolauto’s voor zakelijke ritten zodat medewerkers de auto kunnen laten staan ten gunste van fiets of OV. Of verstrek een mobiliteitskaart aan de medewerkers.

Stap 4: Begin klein
Als je klein begint met een pilotgroep, zie je of de gekozen budgetten voldoen, haal je de kinderziektes eruit en creëer je ambassadeurs. Leg het mobiliteitsbudget uit in positieve termen en effecten.

Wilt u meer weten over mobiliteitsbudgetten en hoe deze in te zetten binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.