Wat is het verschil tussen een mobiliteitsbudget en een mobiliteitsvergoeding?

In deze blog zetten we de verschillen tussen een mobiliteitsbudget en een mobiliteitsvergoeding uiteen en helpen we je om een weloverwogen keuze te maken. De manier waarop we zakelijk reizen verandert in rap tempo: hybride werken wint terrein en duurzaam reizen wordt steeds belangrijker. Steeds meer organisaties kiezen voor een mobiliteitsbeleid waarin werknemers gebruik kunnen maken van verschillende duurzame mobiliteitsdiensten. Dit brengt voor werkgevers de vraag met zich mee: wat is de beste manier om de zakelijke ritten van mijn werknemers te financieren? Moet je de reiskosten van de werknemers achteraf vergoeden, of is het beter om ze een mobiliteitsbudget te geven waar zij gebruik van kunnen maken?

Hoe werkt een mobiliteitsvergoeding?

Een mobiliteitsvergoeding houdt in dat de werkgever de (zakelijke) reiskosten van de werknemer per gereden kilometer vergoedt. De werkgever kan hierbij nog bepalen dat bijvoorbeeld duurzame vervoersmiddelen (zoals de fiets) een hogere kilometervergoeding krijgen dan de auto, of dat er een limiet zit aan het aantal kilometers dat vergoed wordt.

Bij een mobiliteitsvergoeding worden de kosten van een (zakelijke) reis vrijwel altijd achteraf vergoed. Het voordeel van deze vorm van vergoeding is dat de werknemer zelf kan kiezen welk vervoersmiddel hij gebruikt. Een ander voordeel is dat iedere kilometer met een vast bedrag per kilometer vergoed wordt, tenzij de werkgever anders bepaalt in zijn mobiliteitsbeleid.

Het nadeel is dat de werknemer zelf verantwoordelijk is voor de kilometerregistratie en dat het bedrag altijd achteraf vergoed wordt. Ten opzichte van dat de werknemer een vast budget krijgt per maand of jaar.

Hoe werkt een mobiliteitsbudget?

Een mobiliteitsbudget houdt in dat de werknemer een bepaald bedrag beschikbaar krijgt dat hij of zij kan gebruiken om mee te reizen. Uit dit vaste budget kan de werknemer de reiskosten declareren.

Een voordeel van werken met een mobiliteitsbudget is dat je als werkgever duurzame, vitale of slimme mobiliteitskeuzes kunt stimuleren. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat wanneer mobiliteitsbudget wordt gebruikt voor duurzaam of vitaal reisgedrag (bijvoorbeeld de fiets) dit bedrag weer terug wordt gestort in het budget van de werknemer. De kosten die de werknemer bespaart, mag hij of zij houden. Hiervan kan de werknemer bijvoorbeeld een elektrische fiets aanschaffen, wat duurzaam reizen nog eens extra laagdrempelig maakt. Een bijkomend voordeel daarvan is dat een mobiliteitsbudget medewerkers een groter gevoel van keuzevrijheid geeft.

Het nadeel van een mobiliteitsbudget is dat het meer werk kost voor de werkgever om bij te houden. Naast het registreren van de reisbewegingen, moet je als werkgever rekening houden met de bruto of netto verwerking hiervan. Ook kan het ingewikkeld worden wanneer je een flexibel mobiliteitsbudget beschikbaar stelt, wat bijvoorbeeld toeneemt bij meer (duurzame) zakelijke reizen. Je wilt voorkomen dat werknemers bijvoorbeeld niet naar afspraken gaan, omdat hun mobiliteitsbudget op is, maar wil wel dat ze nadenken over duurzaam en slim reizen.

Waar moet je als werkgever voor kiezen?

Of je als werkgever moet kiezen voor een mobiliteitsbudget of een mobiliteitsvergoeding, is onder meer afhankelijk van het mobiliteitsbeleid van jouw organisatie. Wil je als werkgever duurzaam, vitaal of slim reisgedrag stimuleren? Dan is het aan te raden om je eens te verdiepen in het mobiliteitsbudget. In deze vorm wordt de keuze voor duurzaam, efficiënt of vitaal reisgedrag gestimuleerd en beloond en ervaart de medewerker meer keuzevrijheid.

Hoe kan Reisbalans helpen met het uitvoeren van jouw mobiliteitsbeleid?

Werknemers registreren en declareren in de Reisbalans app of portal heel gemakkelijk de gemaakte kilometers en het gebruikte vervoersmiddel. Of je nu werkt met een kilometervergoeding of een mobiliteitsbudget, met de eenvoudige ritregistratie van Reisbalans krijg je inzicht in het reisgedrag van de werknemers en keer je gemakkelijk de vergoedingen uit waar jouw medewerkers recht op hebben. Ook kunnen werknemers via Reisbalans toegang krijgen tot meerdere duurzame vervoersmiddelen, zoals deelfietsen, elektrische deelauto’s of binnenkort zelfs deelscooters. Zo stimuleer je niet alleen duurzaam reisgedrag, je maakt de keuze daarvoor ook laagdrempeliger.

Vier tips voor bedrijven om kosten te besparen op mobiliteit

Bij HR ben je, zeker in deze tijd, alert op te hoge uitgaven en verspilling. Je vraagt je af of het allemaal niet wat minder kan met die zakelijke reiskosten. En het liefst zonder van de regen in de drup te komen qua efficiency, gedoe en gezeur. Bovendien wil je dat de organisatie wel aantrekkelijk blijft voor medewerkers. Met een mobiliteitsbudget kan dat, maar: hoe pak je dat aan en wat heb je eraan? Wij leggen het in dit blog uit.

Mobiliteit is een grote kostenpost

Wist je dat zakelijke reiskosten bij de meeste organisaties de tweede of derde grootste kostenpost vormen? Grote kans van niet, want vaak zijn deze kosten nogal versnipperd over de hele organisatie. Ga maar na: parkeren valt meestal onder facilitair, de reiskostenregeling onder HR en de leasewagens onder fleet. En mobiliteit kost bij elkaar opgeteld een smak geld: na salaris, is mobiliteit vaak één van de grootste kostenposten binnen een organisatie.

Hoe kun je op mobiliteit besparen?

Kostenbesparing, flexibiliteit en tevredenheid van werknemers zijn voor ondernemers drijfveren om over te gaan op mobiliteitsbudgetten. Een andere reden is het beperken van CO2-uitstoot, want je kunt duurzame mobiliteit bevorderen door bijvoorbeeld een hogere kilometervergoeding voor reizen per fiets of openbaar vervoer te geven dan voor autokilometers.

Hieronder volgen vier tips voor bedrijven hoe je eenvoudig kunt besparen op je mobiliteit als organisatie.

Tip 1: denk eens aan een mobiliteitsbudget

Steeds meer bedrijven starten met een mobiliteitsbudget. Met een persoonlijk mobiliteitsbudget leg je de keuzevrijheid nog nadrukkelijker bij de medewerker neer. Je geeft een medewerker een eigen budget waaruit hij de reiskosten betaalt. Het geld dat overblijft, mag de medewerker (eventueel deels) houden.

Tip 2: krijg goed inzicht in de totale kosten

Het is heel makkelijk om naar het bedrag onder aan de streep te kijken en te concluderen dat het ’te veel’ is, maar écht concrete bezuinigingen kun je pas goed doorvoeren als je precies weet waar die kosten vandaan komen. Zorg voor inzicht in de huidige situatie: wat zijn de totale kosten, hoe reizen medewerkers nu, welke regelingen zijn er? Daarmee kun je een duidelijk en flexibel beleid opstellen.

Tip 3: zorg voor budgetten op maat

De gedachte achter een mobiliteitsbudget is simpel: geef elke medewerker een budget voor reiskosten en laat hem zelf beslissen hoe hij wil reizen. Een goede optie is een budget met een vast deel (mede gebaseerd op de woonwerkafstand) en een flexibel deel (kilometervergoeding voor zakelijke reizen), een mee-ademend budget. Maak bij het vaststellen van de hoogte van een budget de kosten en vergoedingen daarom zoveel mogelijk kilometerafhankelijk.

Tip 4: faciliteer flexibele mobiliteit voor medewerkers

Met een budget en draagvlak ben je al een heel eind, maar medewerkers moeten er ook (anders) mee kunnen gaan reizen. Veel werkgevers kiezen ervoor om dit actief te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan eigen poolauto’s of elektrische fietsen voor zakelijke ritten, zodat medewerkers de eigen auto kunnen laten staan. Of verstrek een mobiliteitskaart aan de medewerkers.