Er komt een grote wijziging aan voor het bedrijfsleven in Nederland: per 1 juli 2021 verdwijnt het fenomeen van de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen dan niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers aanbieden, maar alleen daadwerkelijk gemaakte reizen mogen onbelast vergoed worden.

Wat zijn de huidige regels en wat gaat er precies wijzigen? En nog belangrijker, welke opties zijn er voor u als werkgever om hiermee om te gaan?

Huidige regels vaste reiskostenvergoeding

Momenteel is het vanwege de coronacrisis nog wel mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te bieden. Op basis van een tijdelijke goedkeuring van het kabinet, mogen werkgevers momenteel de thuiswerkdagen van werknemers nog als reisdagen beschouwen voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Deze vaste vergoeding kunt u gericht vrijstellen en daarmee onbelast de reiskosten blijven betalen.

Vaste reiskostenvergoeding verdwijnt: wat gaat er veranderen?

Vanaf 1 juli aanstaande vervallen de goedkeuringen. Een onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer voor thuiswerkdagen is dan niet meer mogelijk. U bent dan verplicht het (veranderde) reispatroon woon-werk van uw werknemers in kaart te brengen. Dit moet getoetst worden aan de 36 weken of 128 dagen-eis, zodat u vervolgens kunt nagaan of u nog een vaste vergoeding kan geven.

Bron: Tax at Work

Echter zal het werken op kantoor in die eerste maanden van 2021 nog heel slecht te voorspellen zijn. Dit betekent dat een vaste vergoeding zich lastig laat berekenen. Als alternatief kunt u als werkgever de kosten van woon-werkverkeer vergoeden op basis van de werkelijke reisdagen en hiervoor een onbelaste vergoeding verstrekken.

Maar hoe registreert u dan op een simpele manier alle daadwerkelijk gemaakte ritten van uw werknemers zonder een enorme berg administratie te creëren?

 

Maak gebruik van Reisbalans!

 

Reisbalans mockup

Zakelijke mobiliteitskaart

U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van onze zakelijke mobiliteitskaart.

Deze werkt hetzelfde als een particuliere OV-chipkaart en biedt uw werknemers toegang tot o.a. het openbaar vervoer, OV-fietsen en beveiligde fietsenstallingen op stations.

De kaart registreert alle gemaakte transacties automatisch, zodat deze niet handmatig doorgevoerd hoeven te worden.

App met GPS-tracker

U kunt ook kiezen voor onze app met GPS-tracker, waardoor de meest voorkomende woon-werk en zakelijke kilometers geregistreerd worden.

De Reisbalans app kan op basis van onder andere snelheid bepalen welk vervoermiddel er gebruikt wordt en voorspellen of de rit woon-werk, zakelijk of privé is.

Uw werknemers hoeft deze ritten alleen nog maar te controleren en vervolgens met één druk op de knop door te geven.

Verwerking van administratie

Bij het aansluiten van Reisbalans kunt u ook verschillende vergoedingen per vervoermiddel instellen: bijvoorbeeld €0,10 per fietskilometer en €0,19 per autokilometer.

Reisbalans zorgt ervoor dat de transacties overzichtelijk verwerkt worden, in een format dat naadloos aan HR- en salarispakketten gekoppeld kan worden.

Hierdoor maken wij het vergoeden van reiskosten zo makkelijk mogelijk voor u.

Maak gebruik van Reisbalans!

Met ingang van juli 2021 kunt u de vaste reiskosten niet zomaar meer onbelast vergoeden en moet u de daadwerkelijk gemaakte ritten van uw werknemers (laten) registreren. Kies daarom voor een systeem die dit op een simpele en snelle manier voor u kan doen, zonder hoge administratielast.

> Automatische registratie van gemaakte reizen met alle soorten vervoer
> Declareren met één druk op de knop
> Duidelijk overzicht van reisbewegingen in een format dat koppelt met uw HR- en salarispakket
> Mogelijkheid om vergoedingen te budgetteren per vervoermiddel

Wij adviseren u graag hoe u makkelijk reisbewegingen kunt registreren bij uw organisatie.
Vraag daarom een gratis en geheel vrijblijvend adviesgesprek aan.

Registreren

Eenvoudig bijhouden van kilometers en OV-reizen.

Declareren

Gemakkelijk declaraties invoeren en uitkeren.

Multimodaal reizen

Toegang tot alle vervoermiddelen met één kaart.

Budgetteren

Flexibiliteit en controle over kosten.

Reisbalans klanten vertellen: Gemeente Hengelo

 

Ja, ik wil gratis advies voor mijn organisatie!

Vul het formulier hieronder in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op om een (digitale) afspraak te maken voor een gratis adviesgesprek.